NUESTRAS PRINCIPALES FUNCIONES

Las funciones y atribuciones generales de la Oficina de Gestión Documental son:

  • Administrar el archivo documentario de la institución, proponiendo e implementando medidas de conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo.
  • Organizar y administrar la unidad general y auxiliar de recepción documental (mesa de partes) encargada de la recepción de la documentación externa de la Municipalidad.
  • Recibir, revisar, registrar, clasificar, distribuir y controlar la documentación ingresada a la municipalidad.
  • Desarrollar y controlar las actividades de depuración, transferencia y eliminación de los documentos que se encuentran en el archivo de la institución, de conformidad con la normatividad vigente.
  • Mantener actualizado los codificadores correspondientes a la recepción de los expedientes ingresados a la institución.
  • Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Oficina de Gestión Documental, orientados a una atención inmediata, oportuna, y eficaz de los servicios que brinda la municipalidad.
  • Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos implementados, en el ámbito de su competencia, a fin de brindar una información veraz y oportuna al administrado.
  • Controlar que todas las unidades orgánicas mantengan actualizada la información del estado situacional de sus expedientes en el sistema informático, a fin de brindar una información veraz, oportuna y actualizada de los expedientes y documentos ingresados.
  • Formular y proponer documentos de gestión archivística concordantes con la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nación como ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
  • Administrar y controlar la documentación archivada de acuerdo a los procedimientos que determine la ley, directivas o resoluciones del Archivo General de la Nación.
  • 11. Controlar el flujo y ubicación de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la institución, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  • 12. Recepcionar, registrar y clasificar la documentación recibida de las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad.
  • 13. Remitir la documentación siguiendo los procedimientos establecidos a las diferentes unidades orgánicas que lo soliciten.
  • 14. Desarchivar la documentación, siguiendo los trámites establecidos, ante la solicitud de los administrados.
  • 15. Informar al gerente de administración documentaria e informática sobre la existencia de documentación innecesaria y realizar las acciones para proceder con la eliminación siguiendo los lineamientos señalados por el archivo General de la Nación.
  • 16. Elaborar las estadísticas del sistema de gestión documentario y emitir los reportes sobre la documentación y expedientes que ingresan y aquella que se encuentra en proceso.
  • 17. Coordinar con la Gerencia de Tecnologías de la información el mantenimiento del programa SISDOC, a fin de mejorar su funcionalidad y operatividad a los usuarios.
  • 18. Supervisar el cumplimiento de las normas y directivas que emite el Archivo General de la Nación y otras disposiciones emitidas por la Secretaria General.
  • 19. Informar mensualmente al gerente de administración documentaria e informática, sobre el desarrollo de los proyectos, programas y actividades a su cargo.
  • 20. Proponer la creación del archivo histórico de la Municipalidad Distrital de la Victoria.
  • 21. Cumplir con las demás funciones delegadas por el gerente de administración documentaria e informática.